Tietosuojaseloste

Tässä selosteessa kerrotaan, miten Välitila Oy käsittelee henkilötietoja. Tämä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen seloste.

Laadittu: 21.5.2023

Viimeisin päivitys: 20.5.2026

1. Rekisterinpitäjä

Välitila Oy

Y-tunnus: 3190061-8

Laippatie 15, 00880 Helsinki

050 360 76 40 · moi@valitilastudio.org

Tietosuojaa koskevissa kysymyksissä ota yhteyttä sähköpostitse osoitteeseen moi@valitilastudio.org. Erillistä tietosuojavastaavaa ei ole, sillä toiminnan luonne ja laajuus eivät sitä edellytä.

2. Mitä tietoja käsittelemme ja miksi

Asiakkaat (työpajat, tapahtumat, studion vuokra, verkkokauppa)

Käsittelemme nimeä, yhteystietoja, laskutustietoja, tilauksiin ja maksuihin liittyviä tietoja sekä mahdollisia organisaatiotietoja. Käsittely perustuu asiakassuhteen sopimukseen sekä lakisääteisiin velvoitteisiin, erityisesti kirjanpitolakiin. Käytämme yhteystietoja myös samankaltaisten palveluiden suoramarkkinointiin olemassa oleville asiakkaille oikeutetun edun nojalla, sähköisen viestinnän palveluista annetun lain (917/2014) 200 §:n mukaisesti. Voit kieltää suoramarkkinoinnin maksutta milloin tahansa.

Uutiskirjeen tilaajat

Tilaajalta tallennetaan sähköpostiosoite, mahdollinen etunimi sekä Kit-palvelussa muodostuva viestintähistoria (esim. avaus- ja klikkaustiedot). Käsittely perustuu antamaasi suostumukseen, jonka voit peruuttaa milloin tahansa jokaisessa viestissä olevasta peruutuslinkistä tai ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään.

Yhteydenottolomakkeen käyttäjät

Lomakkeella jätetyt tiedot (nimi, sähköposti, mahdollinen puhelinnumero, viestin sisältö) käsitellään tiedusteluun vastaamiseksi ja mahdollisen asiakassuhteen valmistelemiseksi.

Kurssi- ja tapahtumakuvat

Tapahtumissa otettuja valokuvia ja videoita, joissa voi näkyä tunnistettavia henkilöitä, käytetään toiminnan dokumentointiin sekä viestintään ja markkinointiin (verkkosivut, sosiaalinen media, uutiskirje). Pyydämme tähän suostumuksesi tapahtuman alussa, ja voit peruuttaa sen milloin tahansa pyytämällä kuvan poistoa. Mikäli tapahtumassa on ulkopuolinen kuvaaja, kerromme siitä etukäteen.

Voimme lisäksi jakaa edelleen kolmansien osapuolten julkaisuja, joissa Välitila on merkitty sosiaalisessa mediassa (esim. @valitila_studio). Käyttöehtojemme mukaan merkintä toimii lupana julkaisun edelleenjakamiseen Välitilan kanavissa. Pyynnöstä lopetamme julkaisun jakamisen.

Tiedot saamme pääsääntöisesti sinulta itseltäsi: verkkosivuston lomakkeilla, verkkokaupan tilauksen yhteydessä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median kautta sekä asiakastapaamisissa ja tapahtumissa.

3. Säilytysajat

Säilytämme henkilötietoja vain niin kauan kuin se on tarpeen edellä mainittuun tarkoitukseen tai lainsäädäntö sitä edellyttää:

  • Kirjanpitoaineisto: tositteet ja liiketapahtumia koskeva aineisto 6 vuotta sen kalenterivuoden lopusta, jolloin tilikausi päättyi; tilinpäätös ja kirjanpitokirjat 10 vuotta tilikauden päättymisestä (kirjanpitolaki 2:10 §).

  • Muut asiakastiedot, yhteydenotot ja tapahtumakuvat: niin kauan kuin asiakassuhde tai oikeudelliset vaatimukset niitä edellyttävät. Tarpeeton aineisto poistetaan rekisterin tarkastelun yhteydessä tai rekisteröidyn pyynnöstä.

  • Uutiskirjeen tilaajatiedot: tilauksen voimassaolon ajan. Poistetaan tai anonymisoidaan kohtuullisessa ajassa peruutuksen jälkeen.

  • Suoramarkkinointikiellot säilytetään toistaiseksi kiellon noudattamiseksi.

4. Tietoja käsittelevät palveluntarjoajat

Tietoja käsittelevät Välitila Oy:n puolesta seuraavat palveluntarjoajat, joiden kanssa on tehty tietosuoja-asetuksen edellyttämä käsittelysopimus tai joiden DPA-ehtoja sovelletaan:

  • Holvi Payment Services Oy (Y-tunnus 2193756-4, Helsinki) — yritystilipalvelu, laskutus, verkkokauppa ja kurssimaksut.

  • iZettle Merchant Services AB / Zettle by PayPal (Tukholma, Ruotsi; osa PayPal-konsernia) — korttimaksut myyntipisteessä.

  • Squarespace, Inc. (Yhdysvallat) — verkkosivuston alusta ja yhteydenottolomakkeet. Sertifioitu EU–U.S. Data Privacy Framework -järjestelmään.

  • ConvertKit LLC (Kit) (Yhdysvallat) — uutiskirjeiden ja markkinointiviestien lähetys.

  • Meta Platforms Ireland Limited (Irlanti) — Instagram- ja Facebook-sivujen yhteydessä syntyvät kävijätilastot. Sivutilastojen osalta Välitila Oy ja Meta toimivat osittain yhteisrekisterinpitäjinä.

Emme myy henkilötietoja kolmansille emmekä luovuta niitä markkinointitarkoituksiin. Tietoja voidaan luovuttaa toimivaltaisille viranomaisille lain niin edellyttäessä.

5. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Osa palveluntarjoajista (Squarespace, Kit) käsittelee tietoja Yhdysvalloissa. Siirto perustuu joko EU–U.S. Data Privacy Framework -järjestelmään, mikäli palveluntarjoaja on sertifioitu, tai Euroopan komission hyväksymiin vakiosopimuslausekkeisiin. Lisätietoja käytetyistä suojatoimista saat ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään.

6. Sinun oikeutesi

Sinulla on tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet henkilötietoihisi:

  • saada vahvistus siitä, käsitelläänkö sinua koskevia tietoja, ja saada jäljennös niistä,

  • vaatia virheellisten tai puutteellisten tietojen oikaisua tai täydentämistä,

  • pyytää tietojesi poistamista, kun käsittelylle ei ole enää laillista perustetta,

  • pyytää käsittelyn rajoittamista tietyissä tilanteissa,

  • saada itse toimittamasi tiedot koneellisesti luettavassa muodossa, kun käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen,

  • vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella,

  • kieltää sinuun kohdistuva suoramarkkinointi maksutta milloin tahansa,

  • peruuttaa antamasi suostumus milloin tahansa.

Lähetä pyyntö sähköpostitse osoitteeseen moi@valitilastudio.org. Voimme pyytää sinua todistamaan henkilöllisyytesi ja vastaamme pyyntöösi pääsääntöisesti kuukauden kuluessa.

Välitila Oy ei tee tietosuoja-asetuksen 22 artiklassa tarkoitettuja automaattisia päätöksiä eikä profilointia.

Asiakassuhteen ja palveluiden toimittamiseksi tarvittavien tietojen (nimi, yhteystiedot, laskutustiedot) antaminen on sopimuksen edellytys. Ilman niitä emme voi toimittaa palvelua tai laskuttaa. Osa tiedoista on kerättävä lain perusteella, esimerkiksi kirjanpitoa varten.

7. Valitus valvontaviranomaiselle

Jos katsot, että henkilötietojesi käsittelyssä on rikottu tietosuoja-asetusta, voit tehdä valituksen Tietosuojavaltuutetun toimistolle:

Tietosuojavaltuutetun toimisto

PL 800, 00531 Helsinki (käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki)

029 566 6700 · tietosuoja@om.fi · tietosuoja.fi

8. Tietoturva

Käsittelemme henkilötietoja huolellisesti. Sähköiset tiedot on suojattu palveluntarjoajien tietoturvaratkaisuilla, käyttäjätunnuksilla, vahvoilla salasanoilla ja kaksivaiheisella tunnistautumisella. Pääsy henkilötietoihin on rajattu vain niihin henkilöihin, joiden työtehtävät sitä edellyttävät. Paperinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa.

9. Evästeet

Sivustomme (valitilastudio.org) käyttää evästeitä sivuston toiminnan, tietoturvan, kävijätilastojen ja sisällön kehittämisen tueksi. Lisäksi käsittelemme verkkosivuston kävijöiden IP-osoitteita oikeutetun edun perusteella tietoturvan varmistamiseksi ja kävijätilastojen keräämiseksi. Sivustolla on evästebanneri, jonka kautta voit hyväksyä tai hylätä ei-välttämättömät evästeet sekä muuttaa valintaasi myöhemmin sivuston evästeasetuksista.

10. Muutokset selosteeseen

Voimme päivittää tätä selostetta toimintamme tai lainsäädännön muuttuessa. Ajantasainen versio on aina osoitteessa https://www.valitilastudio.org/tietosuojaseloste. Olennaisista muutoksista pyrimme tiedottamaan rekisteröidyille.